Stok Sayımı Günü: Saat Saat Ne Yapılır
- YAYIN
- —
- OKUMA
- 5 dk
- GÖRÜNTÜLENME
- 0
Sayım bir gün değil, bir hafta
Sayım günü sabahı depoya girip "başlayalım" demekle yapılan sayımların sonucu hep aynıdır: akşam elinizde bir fark listesi olur, o farkın nereden geldiğini kimse söyleyemez.
Sayımın doğruluğunu belirleyen üç karar sayım gününden önce verilir — kesme noktası, kim neyi sayacak ve sayana rakam gösterilip gösterilmeyeceği. Bunlar konuşulmadan yapılan sayımda çıkan sayı, stoğunuzun değil, o günkü karışıklığın fotoğrafıdır.
Aşağısı, tek depolu bir işletme için işleyen bir takvim.
Bir hafta önce: zemin hazırlığı
Raf düzeni. Aynı ürünün üç ayrı yerde durduğu bir depoda sayım güvenilmez olur; ekip iki yeri sayar, üçüncüsünü bilmez. Bir hafta önce aynı ürünleri tek noktada toplayın.
Liste temizliği. Programdaki ya da dosyadaki tekrar eden ürün kartlarını birleştirin. İki karta bölünmüş bir ürün sayımda hep fark verir.
Atıl ve hasarlı malı ayırın. Satılmayacak, iade edilecek ya da kırık ürünleri fiziksel olarak ayrı bir bölgeye alın. Sayımda bunları normal stokla karıştırmak, bir sonraki üç ayın raporlarını bozar.
Bölgeleri numaralandırın. Depoyu A1, A2, B1 gibi bölgelere ayırıp her bölgeyi bir ekibe verin. Numarasız depoda "burayı saydık mı" tartışması saat kaybettirir.
İki gün önce: kesme noktası
Sayımın en teknik ama en belirleyici kararı budur. Kesme noktası, hangi hareketin sayıma dahil olduğunu belirleyen saattir.
Karara bağlanması gerekenler:
- Sayım saatinden sonra mal girişi kabul edilmeyecek; gelen malzeme ayrı bir alana, "sayılmayacak" etiketiyle konacak
- İrsaliyesi kesilmiş ama henüz sevk edilmemiş mal, sayımda stokta sayılmayacak
- Yolda olan, faturası gelmiş ama depoya girmemiş mal sayıma dahil edilmeyecek
- Müşteride duran emanet ya da montaj için çıkmış malzeme ayrı listelenecek
Bu dört maddenin cevabı yazılı olarak belirlenmezse, ertesi gün çıkan farkın ne kadarının gerçek eksik, ne kadarının kayıt zamanlaması olduğunu ayırt edemezsiniz.
Bir gün önce: son kayıtlar ve listeler
Bekleyen bütün hareketleri girin — girilmemiş irsaliyeler, kaydedilmemiş iadeler, montaja çıkmış malzeme. Sayım, kayıt eksiğiyle başlatılırsa fark listesi şişer.
Sonra sayım listelerini basın. Listede ürün adı, kodu, bölgesi ve boş bir adet hanesi olur. Mevcut stok rakamı listede yer almaz.
Buna kör sayım denir ve sebebi psikolojik: sayan kişi kağıtta "40" yazdığını görürse, 38 saydığında ikinci kez saymak yerine 40 yazma eğilimindedir. Rakamı görmeyen kişi ne buluyorsa onu yazar. Sayımın en ucuz iyileştirmesi budur; hiçbir maliyeti yoktur.
Sayım günü: ekip düzeni ve süre
Ekipleri ikili kurun: biri sayar ve yüksek sesle söyler, diğeri yazar. Tek kişi hem sayıp hem yazdığında hata oranı belirgin şekilde artar.
Süreyi kabaca hesaplayabilirsiniz. Bir kalemi bulmak, saymak ve yazmak elle ortalama 40 saniye sürer:
| Depo büyüklüğü | Elle sayım (tek ekip) | 3 ekiple | Barkodla okutarak (tek ekip) |
|---|---|---|---|
| 400 kalem | ~4,5 saat | ~1,5 saat | ~1,3 saat |
| 1.200 kalem | ~13,5 saat | ~4,5 saat | ~4 saat |
| 3.000 kalem | ~33 saat | ~11 saat | ~10 saat |
Üzerine %20 pay ekleyin: ara, aksama, tekrar sayılan kalemler. 1.200 kalemlik bir depo üç ekiple tek günde biter; tek ekiple iki güne yayılır ve bu, kesme noktasını iki gün açık tutmak demektir — sayımın güvenilirliğini düşüren durumdur.
Barkodla okutmanın kazandırdığı süre bu tablodaki gibidir; ama asıl faydası yazım hatasını ortadan kaldırmasıdır. Elle yazılan listelerde en sık görülen fark, sayım hatası değil, okunmayan el yazısıdır.
Kim neyi saymamalı
Sayım ekiplerini kurarken bir kural daha var ve genelde kimseyi kırmamak adına atlanır: bir bölgenin sorumlusu kendi bölgesini saymamalıdır.
Bunun sebebi güvensizlik değil, dikkat. Depoda beş yıldır çalışan kişi rafı sayarken görmez, hatırlar — "burada 12 vardı" bilgisiyle bakar ve 11'i 12 sayar. Bu, en dürüst çalışanda bile olan bir şeydir. Bölgeleri ekipler arasında çaprazlamak, hiçbir maliyeti olmayan bir doğruluk artışıdır.
İkinci nokta, kaydı tutan kişiyle malı sayan kişinin farklı olmasıdır. Zaten ikili çalışıyorsanız bu kendiliğinden sağlanır.
Listede olmayan ürün çıkarsa
Her sayımda birkaç tane çıkar: rafta duran ama listede hiç görünmeyen ürün. Sebebi genelde kayıtsız giren maldır — numune gelmiştir, iade edilip listeye eklenmemiştir, ya da eski bir üründür ve kartı silinmiştir.
Bunları sayım sırasında tartışmayın, ayrı bir kağıda "listede yok" başlığıyla yazın ve saymaya devam edin. Sayım günü akışını en çok bozan şey, tek bir kalem üzerinde durup arşiv karıştırmaktır.
Ertesi gün bu listeye ayrı bakılır. Her biri için ya ürün kartı açılıp giriş kaydı yapılır, ya da malın nereden geldiği bulunur. Bu listenin uzunluğu, mal kabul sürecinizin ne kadar sızdırdığının doğrudan göstergesidir — sayım farkından daha net bir sinyaldir.
Birden fazla lokasyon varsa
İki depo ya da şube varsa tek kural belirleyicidir: hepsi aynı gün sayılır. Farklı günlerde sayılan lokasyonlar arasında yapılan bir transfer, malı ya iki kere saydırır ya da hiç saydırmaz.
Aynı gün mümkün değilse, sayım tamamlanana kadar lokasyonlar arası transferi tamamen durdurun ve bunu yazılı olarak duyurun. "Yolda" olan mal varsa hangi tarafın sayacağını önceden belirleyin — genelde çıkışı yapan taraf değil, malın kâğıt üzerinde hâlâ durduğu taraf sayar.
Akşam: ikinci sayım kuralı
Bütün listeyi tekrar saymak gerekmez, gerekli olan bir eşik koymaktır. İşleyen bir kural:
Adet farkı %10'u ya da tutar farkı belirlediğiniz bir sınırı (örneğin 2.000 TL'yi) aşan her kalem tekrar sayılır — ve bu sayımı ilk sayan ekip yapmaz.
Farklı bir kişinin sayması önemlidir; aynı kişi çoğu zaman aynı hatayı tekrarlar. Tekrar sayımda genelde kalemlerin %5–10'u yeniden ele alınır ve bunların önemli bir kısmı ilk turdaki kayıt hatasından kaynaklanır.
Ertesi gün: düzeltme ve asıl iş
Fark listesi kapanmadan önce düzeltme kaydını girmeyin. Önce her farkı bir sebebe bağlamaya çalışın: kaydedilmemiş satış, numune çıkışı, birim karışıklığı, benzer ürünlerin karışması, hasar.
Sebebi bulunabilen farklar düzeltilirken doğru hareket tipiyle yazılır — "fire" ile "kayıt eksiği" aynı kaleme yazılırsa, altı ay sonra sayım tekrarlandığında yine aynı yerde durursunuz. Sebebi bulunamayanlar sayım düzeltmesi olarak geçilir; bu kalemlerin oranı, bir sonraki döneme kadar iyileştirmeniz gereken şeyin ölçüsüdür.
Kaba bir değerlendirme ölçütü: fark oranı %1'in altındaysa normal, %1–3 arasıysa izlenmeli, %3'ün üstündeyse kaynak araştırılmalıdır.
Not: Buradaki anlatım işletme içi stok kontrolü içindir. Sayım farklarının resmî kayıtlara ve envanter listelerine hangi belgeyle işleneceği, fire oranlarının kabul sınırları ve KDV tarafı için mali müşavirinize danışın.
Sayımın asıl çıktısı düzeltilmiş adetler değil, o farkların listesidir: bir dahaki sefere neyi kaydetmeyi unutmayacağınızı size sadece o liste söyler.
Sayım öncesi ürün listenizi düzenlemek ya da sayımı okutarak yapabileceğiniz bir düzene geçmek istiyorsanız, mevcut deponuzun büyüklüğüne göre planlayabiliriz.