Stok Sayımı: Fark Nereden Çıkıyor, Nasıl Kapatılır?

Kayıttaki sayı ile raftaki sayı neden tutmuyor?

Yılda bir gün dükkânı kapatırsınız, herkes rafların önüne geçer, akşama kadar sayılır. Sonunda ortaya bir liste çıkar ve o listede kayıtla uyuşmayan onlarca satır vardır. Kimse o satırların hangi ayda, hangi işlemde oluştuğunu hatırlamaz. Fark, "fire" yazılıp kapatılır.

Oysa sayım farkı tek bir günün hatası değildir. Aylardır birikmiş, kaydedilmemiş küçük hareketlerin tek seferde önünüze gelmesidir. Bu yüzden asıl soru "nasıl sayarım" değil, "farkı nasıl kaynağına kadar takip ederim" sorusudur.

Bu yazıda sayım farkının gerçek maliyetini, farkın hangi işlemlerden doğduğunu, kabul edilebilir fark oranının nasıl hesaplanacağını ve dükkânı kapatmadan sayım yapmanın yolunu anlatıyoruz.

Farkın maliyeti: küçük bir hesap

Diyelim ki 600 çeşit ürün tutan bir yedek parça dükkânınız var ve yıl sonu sayımına girdiniz.

Bir üründe durum şöyle: kayıtta 340 adet görünüyor, rafta 327 adet çıktı. Aradaki fark 13 adet. Birim maliyet 180 TL ise:

13 × 180 = 2.340 TL

Tek üründe. Şimdi bunu ürün grubuna yayalım. 600 üründen 90'ında ortalama 8 adetlik fark çıktığını, ortalama birim maliyetin 140 TL olduğunu varsayın:

Kalem	Değer
Farklı çıkan ürün sayısı	90
Ortalama fark (adet)	8
Ortalama birim maliyet	140 TL
Toplam fark tutarı	100.800 TL

Yıllık cirosu 6 milyon TL olan bir işletme için bu, cironun %1,68'i. Net kâr marjınız %10 ise, bu farkın karşılanabilmesi için yaklaşık 1 milyon TL'lik ek satış yapmanız gerekir. Bir günlük sayımın ortaya çıkardığı sayı, o yılın kârının altıda birini götürüyor olabilir.

Bu tutar bir kere yazılıp kapatıldığında da yok olmaz — ertesi yıl aynı sebeplerden aynı şekilde birikir.

Fark nereden çıkar?

Sayım farkının kaynağı çoğu zaman hırsızlık değildir. Sıralamak gerekirse:

1. Kaydedilmemiş satış ve iadeler. Yoğun bir cumartesi, müşteriye ürün verilir, fiş kesilir ama stok düşülmez. İade gelen ürün rafa konur, kayda girmez.
2. Birim karışıklığı. Ürün depoya koli olarak girer, raftan adet olarak çıkar. 1 koli = 24 adet ise, kayıt sistemi bunu bilmiyorsa fark her koli girişinde büyür.
3. Numune, deneme ve iç kullanım. Servise verilen parça, vitrine konan ürün, personelin kullandığı malzeme. Hiçbiri satış değildir, ama raftan eksilir.
4. Fire ve hasar. Kırılan, bozulan, son kullanma tarihi geçen ürün atılır — çoğu zaman kimseye söylenmeden.
5. Benzer ürünlerin karışması. Aynı ürünün iki farklı ölçüsü, iki farklı rengi. Biri fazla, diğeri eksik çıkar; ikisinin farkı birbirini götürür ve toplamda sorun görünmez. Bu beş kalemin ortak özelliği şu: hepsi kayda alınabilir hareketler. Sayım farkının büyük bölümü kaybolan mal değil, kaydedilmeyen hareket.

Yılda bir tam sayım mı, döngüsel sayım mı?

Üç yaklaşım var ve hiçbiri her işletme için doğru değil.

Tam sayım (yıl sonu). Tüm ürünler aynı gün sayılır, faaliyet durur. Muhasebe açısından zorunlu ve nettir. Dezavantajı: fark 12 ay birikmiş halde önünüze gelir, kaynağını bulmak imkânsızlaşır. 600 ürünlük bir dükkânda bir günde biter; 5.000 ürünlü bir depoda üç gün faaliyet durması demektir.

Döngüsel sayım (ABC). Her gün ya da her hafta ürünlerin küçük bir bölümü sayılır, dükkân kapanmaz. Fark küçükken yakalanır, çünkü aradan iki ay değil iki hafta geçmiştir. Kurulumu biraz disiplin ister ama tam sayımın yarattığı kesintiyi tamamen ortadan kaldırır.

Nokta sayımı. Sadece şüphelenilen üründe, o an yapılır. Müşteri "yok" cevabı aldığında, kayıtta 5 adet görünüyorsa hemen sayılır. Sistemli bir yöntem değil ama diğer ikisinin üstüne eklendiğinde en hızlı geri bildirimi verir.

Döngüsel sayıma geçecekseniz, ürünleri satış hızına göre üçe ayırmak yeterli:

Grup	Ne kadarı	Sayım sıklığı	Yılda kaç kez
A — cironun %80'ini yapan ürünler	Ürünlerin ~%20'si	Ayda bir	12
B — orta hızlı ürünler	Ürünlerin ~%30'u	Üç ayda bir	4
C — yavaş hareket edenler	Ürünlerin ~%50'si	Yılda bir	1

600 ürünlü bir dükkânda bu tablo, haftada ortalama 30 kalem sayım demektir. Barkod okuyucuyla kişi başı 30 kalem 15-20 dakika sürer. Yılda bir gün kapanmak yerine, haftada yirmi dakika.

Aradaki farkı bir örnekle görelim. Çok satan bir üründe, birim karışıklığı yüzünden ayda 3 adet sızıntı olduğunu düşünün. Birim maliyet 220 TL:

• Yılda tek sayımla: hata 12 ay boyunca birikir. Sayımda 36 adetlik, 7.920 TL'lik fark çıkar ve o noktada hangi işlemin kaynak olduğunu bulmak mümkün değildir.
• Ayda bir sayımla: ilk ay 3 adetlik, 660 TL'lik fark görünür. O ayın kaç girişi olduğu bellidir, sebep bir saatte bulunur ve kalan 11 ayın kaybı hiç oluşmaz. Aynı hata, aynı ürün. Fark, hatayı ne zaman gördüğünüzde.

Kabul edilebilir fark oranı nedir?

Fark oranını her ürün için şöyle hesaplayın:

Fark oranı = (|Sayılan − Kayıt| ÷ Kayıt) × 100

Yukarıdaki örnekte: (13 ÷ 340) × 100 = %3,8.

Bu sayı tek başına bir not değil, bir eşik kontrolü:

Fark oranı	Ne anlama gelir
%1'in altı	Normal. Sayım hatası ve küçük fireyle açıklanabilir.
%1 – %3	İzlenmeli. Aynı üründe tekrar ediyorsa bir süreç aksıyor.
%3 üstü	Kaynak aranmalı. Genelde birim karışıklığı veya kaydedilmeyen çıkış vardır.

Önemli olan tek bir sayımın oranı değil, aynı üründe oranın tekrar edip etmediği. Bir üründe üst üste iki sayımda %4 fark çıkıyorsa problem sayımda değil, o ürünün giriş-çıkış sürecinde.

Sayım günü için pratik kurallar

• Sayımdan önce bekleyen tüm irsaliye, fiş ve iadeleri kayda girin — kesme noktasını netleştirin
• Sayım sırasında mal giriş-çıkışını durdurun; zorunluysa ayrı bir "sayım sonrası" rafında bekletin
• Sayanlara kayıttaki miktarı göstermeyin; rakamı gören kişi onu doğrulamaya meyleder
• Fark çıkan ürünleri ikinci kez, farklı bir kişiye saydırın
• Her farkı tutarla birlikte değil, sebebiyle kaydedin (fire / iade / birim hatası / bulunamadı)
• Sayım sonrası düzeltmeyi aynı gün sisteme işleyin; ertesi güne kalan düzeltme bir sonraki farkın başlangıcıdır
• Fark oranı %3'ü aşan ürünleri listeleyip bir ay sonra tekrar sayın Stok sayımı sonuçları envanter kayıtlarını ve dolayısıyla dönem kârını doğrudan etkiler. Sayım farklarının kayıtlara nasıl işleneceği ve fire oranlarının belgelendirilmesi konusunda mali müşavirinizle birlikte hareket edin.

Yılda bir yapılan sayım size bir sayı verir; ayda bir yapılan sayım o sayının nereden geldiğini verir. Aradaki fark, kaç kuruş kaybettiğinizi bilmekle kaybı durdurabilmek arasındaki farktır.

Elle tutulan bir listeyle sayım yapıyorsanız ve fark her yıl aynı ürünlerde tekrar ediyorsa, mevcut kayıt düzeninizin üzerine barkodlu bir sayım akışının nasıl kurulacağını konuşabiliriz.

İletişime geç

Stok Takip Programı