Kritik Stok Seviyesi: İki Yönlü Bir Hata Payı

Bir hedef değil, bir alarm

Kritik stok seviyesi, çoğu işletmede "elimizde en az bu kadar bulunsun" diye anlaşılır. Aslında anlamı bu değil.

Kritik stok seviyesi, sipariş verme anını haber veren eşiktir. Stok bu sayının altına indiğinde tedarikçiyi aramanız gerekir; çünkü mal gelene kadar geçecek sürede satmaya devam edeceksiniz ve elinizdekinin o süreyi karşılaması gerekir. Ürün bittiği gün değil, o eşiğe değdiği gün sipariş verilir.

Bu yüzden kritik seviye bir miktar sorusu gibi görünse de aslında bir zaman sorusudur: "tedarikçiden mal gelene kadar kaç gün geçiyor ve o günlerde ne kadar satıyorum?"

Karıştırılan dört kavram

Bu dört terim aynı şeyin farklı adları değildir; hepsi ayrı bir sayıdır:

Kritik stok seviyesi (sipariş noktası). Siparişi tetikleyen eşik. İçinde tedarik süresi boyunca satılacak miktar ve güvenlik stoku vardır.

Güvenlik stoku. Sadece aksilikler için tutulan tampon. Tedarikçi geç kalırsa, beklenmedik toplu bir sipariş gelirse buradan yersiniz. Kritik seviyenin bir parçasıdır, kendisi değildir.

Minimum stok. Rafın ya da vitrinin boş görünmemesi için gereken sayı; ticari değil, çoğu zaman görsel bir alt sınırdır. Kritik seviyeyle aynı sayı olmak zorunda değildir.

Maksimum stok. Üstüne çıkılmaması gereken tavan. Depo yeri, raf ömrü ve bağlanacak paranın sınırı bu sayıyı belirler. Kritik seviyeyi konuşup maksimumu konuşmamak, hatanın sadece bir yönüne bakmaktır.

Formül tarafı basit ve tek satırdır: kritik seviye = günlük ortalama satış × tedarik süresi + güvenlik stoku. Zor olan kısım formül değil, güvenlik stoğuna hangi sayıyı yazacağınıza karar vermek. Asıl mesele orada.

Hatanın iki yönü de para ediyor

Bir örnek üzerinden gidelim. Solar montaj malzemesi satan bir işletmede MC4 konnektör seti: günlük ortalama 20 set satılıyor, tedarikçiden mal 5 günde geliyor, birim alış 85 TL, set başına kâr 40 TL.

Tedarik süresince satış: 20 × 5 = 100 set. Güvenlik stoğu ne kadar olmalı?

Güvenlik stoku	Kritik seviye	Ne oluyor
0 set	100	Tedarik 5 gün yerine 8 gün sürerse 3 gün stoksuz kalınır
60 set	160	3 günlük gecikmeyi karşılar, rafta sürekli ~5.100 TL bağlı durur
400 set	500	Her aksiliği karşılar, rafta sürekli 34.000 TL bağlı durur

Aşağı yönlü hata. Güvenlik stoğu sıfırken tedarikçi üç gün geç kalırsa 60 set satılamaz. Doğrudan kaybedilen kâr 60 × 40 = 2.400 TL. Görünmeyen kısım daha büyük: konnektör bekleyen montaj ekibi o hafta işe çıkamaz, müşteri bir sonraki siparişte başka yere sorar.

Yukarı yönlü hata. 400 setlik tamponla stoksuz kalmazsınız ama rafta sürekli 34.000 TL durur. O paranın maliyeti faiz hesabıyla değil, yapılamayan işle ölçülür: aynı tutarla hızlı dönen bir üründen yıl boyunca birkaç tur çevirebilirdiniz. Üstüne depo yeri, sayım yükü ve ürün modeli değişirse elde kalma riski eklenir.

Ortadaki satır her iki maliyeti de kabul edilebilir tutuyor. Doğru kritik seviye, hatayı sıfırlayan değil, iki taraflı maliyeti dengeleyen sayıdır.

Seviyeyi belirleyen dört girdi

Aynı işletmede iki ürünün kritik seviyesi neden farklı olur? Dört şeye bakın:

Satış hızı. Günde 20 satan ürünle ayda 3 satan ürün aynı mantıkla yönetilmez. Yavaş ürünlerde günlük ortalama yanıltıcıdır; oradaki hesabı aylık yapmak daha doğrudur.

Tedarik süresi. Yandaki toptancıdan aynı gün alınan malın eşiği düşüktür. İthal edilen, üç hafta bekleyen malınki yüksektir.

Tedarik süresinin oynaklığı. Bu, en çok atlanan girdidir. Hep 5 günde gelen bir mal ile bazen 4 bazen 12 günde gelen bir mal, ortalaması aynı olsa da farklı tampon ister. Güvenlik stoğunu büyüten şey ortalama süre değil, sürenin ne kadar şaştığıdır.

Stoksuz kalmanın bedeli. Müşterinin "olsun, yarın gelirim" dediği ürünle, olmadığında bütün montaj işini durduran ürün aynı değildir. İkincisinin tamponu bilinçli olarak yüksek tutulur.

Güvenlik stoğuna hangi sayıyı yazacaksınız

Formülün zor kısmı burasıydı. Karmaşık istatistik gerekmeden, elinizdeki veriyle işleyen bir yöntem var:

Son 6–12 ayda o üründen verdiğiniz siparişlerin kaç günde geldiğine bakın. Ortalamasını değil, en kötüsünü not edin.

Güvenlik stoku = (En kötü tedarik süresi − Ortalama tedarik süresi) × Günlük ortalama satış

MC4 konnektör örneğinde: geçmiş siparişler ortalama 5 günde gelmiş, en kötüsü 8 gün sürmüş. Günlük satış 20 set:

(8 − 5) × 20 = 60 set güvenlik stoku. Kritik seviye 100 + 60 = 160.

Tablodaki orta satır tam olarak buradan çıkıyor. Yöntemin güzelliği, sayıyı hissiyata değil kendi tedarik geçmişinize dayandırması. Tedarikçi hep zamanında geliyorsa tampon kendiliğinden küçük çıkar; sık aksatıyorsa büyük çıkar — ve büyük çıkması, o tedarikçiyle ilgili ayrı bir konuşmanın da işaretidir.

Bu yöntem için gereken tek şey, geçmiş siparişlerin sipariş ve teslim tarihlerinin kayıtlı olmasıdır. Kayıt yoksa ilk altı ay tahminle gidilir, sonra gerçek veriyle güncellenir.

Yavaş dönen üründe hesap nasıl değişir

Günde 20 satan üründe günlük ortalama anlamlıdır. Ayda 3 satan üründe aynı formülü kullanmak yanıltıcı sonuç verir: günlük ortalama 0,1 çıkar, tedarik süresi 5 gün olunca kritik seviye 0,5 olur — yani "bitince sipariş ver" demiş olursunuz.

Yavaş ürünlerde hesabı aylık yapmak gerekir ve genelde şu mantık işler: elde en az bir sipariş çevriminde satılacak kadar bulunsun, artı bir adet. Ayda 3 satan ve 20 günde gelen bir ürün için makul eşik 2–3 adettir.

Bu kalemlerde asıl soru zaten farklıdır: bu ürünü stokta tutmak mı, yoksa sipariş üzerine getirmek mi daha doğru? Yılda 30 adet satılan bir ürün için sürekli stok taşımak, çoğu zaman gereksiz bağlanmış paradır — özellikle müşteri birkaç gün beklemeye razıysa.

Sabit bir sayı değil

Kritik seviye bir kez hesaplanıp ürün kartına yazılıp unutulan bir alan haline geliyorsa, birkaç ay içinde yanlış çalışmaya başlar. Satışlar sezona göre değişir, tedarikçi değişir, süreler uzar.

Sezonluk işlerde bu daha da belirgindir. Klima, ısıtıcı, inşaat malzemesi, okul öncesi kırtasiye — bu ürünlerde tek bir yıllık ortalamayla belirlenmiş eşik, sezonun içinde çok düşük, dışında gereksiz yüksek kalır. Böyle kalemler için sezon başlamadan bir ay önce eşiği yükseltip sezon bitiminde geri indirmek gerekir; aksi halde ya en yoğun haftada stoksuz kalırsınız ya da sezon sonunda elinizde satılamayacak mal durur.

Pratik bir düzen: üç ayda bir, en çok hareket gören 20–30 kalemin son üç aylık ortalama satışına ve gerçekleşen tedarik sürelerine bakıp eşikleri güncelleyin. Bütün listeyi elden geçirmeye gerek yok; hareketin büyük kısmı zaten o kalemlerdedir.

Programın burada yaptığı iş, hesabın kendisi değil — hesabı hatırlamaktır. Eşiğe değen ürünü size gün içinde göstermesi, ay sonunda "bu ay şu üründen kaç gün stoksuz kaldık" sorusuna cevap verebilmesidir. Bu ikinci veri, kritik seviyeyi bir dahaki sefere daha doğru belirlemenizi sağlayan tek şeydir.

Stoksuz kalmanın maliyeti faturada görünmez, fazla stoğun maliyeti rafta durur; kritik seviye ikisinden hangisine daha çok tahammülünüz olduğuna dair verilmiş bir karardır.

Ürünlerinizin kritik seviyelerini gerçek satış ve tedarik verinizle çıkarmak istiyorsanız, elinizdeki son üç aylık hareket kaydıyla başlayabiliriz.

İletişime geç

Stok Takip Programımız