Elle Stok Takibi Yapmak Dükkanına Gerçekte Ne Kaybettiriyor?

Dükkanı olan bilir: gün içinde bir yandan müşteriyle uğraşırsın, bir yandan da aklında "şu maldan kaç kalmıştı, bugün kaç para girdi" hesabı döner. Çoğu yerde bu hesap deftere, Excel'e ya da hafızaya emanet edilir. İşler yürüyor gibi görünür ama aslında görünmeyen bir fatura birikir durur. Bu faturanın nereden geldiğine ve nasıl azaltılabileceğine bakalım.

Stok tarafında ne kaybediliyor

Elle stok takibi yapan bir dükkanda genelde iki şey olur. Birincisi, rafta ya da depoda duran, uzun süredir satılmayan mala para bağlanmış olur. O para aslında yeni mal almak, kira ödemek, çalışana maaş vermek için kullanılabilecekken orada, tozlu bir rafta bekler. İkincisi ise tam tersi olur: müşteri gelir, tam istediği ürün o gün elde yoktur, satış kaçar. Üstelik bu müşteri bir dahaki sefere başka bir yere gidebilir.

İşin can alıcı noktası şu: çoğu dükkanda sayım ayda bir, hatta yılda bir yapılır. Bu yüzden defterdeki rakamla rafta gerçekte duran mal arasındaki fark, ancak sayım günü ortaya çıkar. O güne kadar hem fazla mal için bağlanan para hem de eksik mal yüzünden kaçan satış fark edilmeden birikmiş olur. Aynı ürün bazen hem depoda hem tezgahta unutulur, iki yerde ayrı ayrı sayılır ya da hiç sayılmaz.

Satış tarafında ne kaybediliyor

Satışlar deftere ya da ayrı kağıtlara yazıldığında, gün sonunda "bugün ne kadar kazandık" sorusunun cevabı bile vakit alır. Bir rakam yanlış yazılır, bir fiş kaybolur, bir tahsilat unutulur. Veresiye satan dükkanlarda durum daha da karışır: kim ne kadar borçlu, ne zaman ödeyecek, bu bilgi tek bir deftere ya da tek bir kişinin hafızasına bağlı kalır. O defter kaybolduğunda ya da o kişi unuttuğunda, alacak da unutulmuş olur.

Bunun bir başka yansıması da hangi ürünün gerçekten çok sattığını bilmemek. Elle tutulan kayıtlarda haftalık ya da aylık toplam çıkarmak zaman aldığı için, çoğu esnaf hangi ürüne daha çok, hangisine daha az sipariş vermesi gerektiğini gözle kararla belirler. Bu da hem fazla mal almaya hem de en çok satan ürünün tükenmesine yol açabilir. Örneğin bir market üç ay boyunca bir markanın az sattığını düşünüp sipariş azaltabilir, oysa gerçekte o üç ay boyunca raftaki ürün tükenmiş ve satış hiç kaydedilememiştir. Kayıt olmayınca "az satıyor" ile "elde yok" birbirine karışır.

İş takibinde ne kaybediliyor

Sipariş kimde, mal ne zaman gelecek, tedarikçiyle ne konuşuldu, kime ne söz verildi — bunlar telefonla, hafızayla, dükkan sahibinin kafasında takip edildiğinde iş tek bir kişiye bağlı kalır. O kişi hasta olduğunda, izne çıktığında ya da yoğunluktan bir şeyi unuttuğunda her şey aksar. Yeni bir çalışan işe başladığında da bu bilgiyi ona anlatmak günler alır, çünkü hiçbir yerde yazılı değildir. Bir çalışan işten ayrıldığında ise onunla birlikte kafasındaki bilgi de dükkandan çıkıp gider.

Peki ne yapılabilir?

Bu kayıpların hiçbiri tek başına büyük görünmez ama ay sonunda, yıl sonunda toplandığında ortaya çıkan fark çoğu esnafın tahmin ettiğinden büyük olur. İyi haber şu ki bu faturayı küçültmek için pahalı ya da karmaşık bir çözüme gerek yok, birkaç basit alışkanlık bile fark yaratır.

Birincisi, sayımı ayda bire değil, en çok satan ya da en pahalı ürünlerde haftalık, hatta günlük hızlı bir kontrole indirmek. Bu, sayım gününü beklemeden farkı erken görmeyi sağlar. İkincisi, satışları o gün, o an yazmak; ertesi güne bırakılan kayıt genelde eksik ya da yanlış hatırlanır. Üçüncüsü, veresiye ve tahsilat bilgisini tek bir yerde, herkesin ulaşabildiği şekilde tutmak; tek kişinin hafızasına bırakmamak. Dördüncüsü, kim hangi işi yapıyor, tedarikçiyle ne konuşuldu gibi bilgileri yazılı hale getirmek, böylece iş tek bir kişiye bağlı kalmaz. Beşincisi, ayda bir de olsa, defterdeki rakamla rafta gerçekte duran malı karşılaştırmak; aradaki fark küçükse bile nereden geldiğini sormak, büyümeden önlem almayı sağlar.

Bu adımlar faturayı sıfıra indirmez ama görünür hale getirir. Görünen bir fatura kontrol edilebilir, görünmeyen bir fatura sadece ay sonunda sürpriz olarak karşınıza çıkar. Dükkanını elle değil, düzenle yöneten esnaf, aslında bu görünmeyen kaybı en aza indirmiş olur.